sábado, 4 de junio de 2011

Hacer tablas... ¿En Word o en Excel?

Un error muy común, incluso entre técnicos en informática, es creer que Excel sirve para hacer tablas, mientras que Word sirve para escribir sólo texto. Sin embargo Word también tiene una herramienta para dibujar tablas. Si tienes Office 2007 o superior, solo ve a la pestaña Insertar, y en el botón desplegable Tabla, selecciona el número de celdas y columnas que deseas y te la creará automáticamente acomodada en la página. Mientras escribes las celas y las columnas se acomodarán automáticamente de acuerdo al tamaño de los datos que escribas en ella, o si lo prefieres puedes seleccionar un rango dar clic derecho y escoger la opción Distribuir las filas/columnas uniformemente, que sirve para... bueno es obvio. Y todas esas funciones, que son inexistentes en Excel, son fáciles de usar y hacen que tu tabla se vea más cool ya impresa. Pero entonces... ¿pa' qué existe Excel si en Word es mucho más fácil hacerlas? Lo que pasa es que Excel está orientado hacia la contabilidad... las hojas de cálculo, como su nombre lo dice, son tablas en las que puedes introducir fórmulas para hacer operaciones automáticamente. Excel te sirve entonces para por ejemplo, hacer un formato de una nota de remisión que automáticamente te sume los totales, te saque el IVA, haga descuentos, y un infinito etcétera... Pero no es práctico usar Excel para hacer una nota de remisión que piensas imprimir y llenar a manopla con tu fea letra... para eso es mejor dibujar la tabla en Word, porque será más fácil y no necesitas las operaciones de Excel.

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